Mentions légales
et conditions.

Conditions générales d'utilisation et de vente

Version du 14 novembre 2026

1. Objet et acceptation

Les présentes conditions générales règlent l'utilisation du logiciel en ligne Willia, fourni par ACV Tech SRL (voir les mentions légales), par tout établissement qui ouvre un compte (le « Client »).

En commandant un abonnement, en payant une facture ou en utilisant son compte, le Client accepte ces conditions, ainsi que l'accord de sous-traitance qui en fait partie. Elles priment sur les conditions du Client, sauf accord écrit contraire d'ACV Tech.

2. Clients professionnels

Willia est réservé aux professionnels (instituts de beauté, salons de coiffure, centres de massage et de bien-être, indépendants) agissant pour leur activité. Le Client déclare agir à des fins professionnelles et disposer d'un numéro d'entreprise. Les règles protégeant les consommateurs, dont le droit de rétractation, ne s'appliquent pas au contrat entre le Client et ACV Tech.

3. Le service

Willia est un logiciel accessible par internet qui comprend, selon la formule : agenda, fiches clients, rappels par SMS, acomptes, réservation en ligne, page de l'établissement, bons cadeaux, codes promo, boutique, caisse, tickets, fidélité, stock et statistiques. Les fonctions sont décrites sur www.willia.be et peuvent évoluer. ACV Tech peut ajouter, modifier ou retirer une fonction, en veillant à ne pas réduire de façon importante le service pendant une période déjà payée.

Le Client a besoin d'une connexion internet et d'un navigateur récent. Le matériel (ordinateur, tablette, téléphone, imprimante de tickets) n'est pas fourni.

4. Démonstration

La démonstration (demo.willia-app.be) est gratuite et sans inscription. Elle contient des données fictives, qui sont effacées régulièrement. Il est interdit d'y encoder des données réelles de personnes. Elle est fournie telle quelle, sans aucune garantie.

5. Ouverture du compte et accès

Le Client ouvre son compte lui-même sur la page d'inscription de Willia, ou ACV Tech l'ouvre pour lui après sa commande. Le premier administrateur crée ensuite les comptes de son équipe dans la limite de sa formule. L'adresse choisie (nom.willia-app.be) est mise en service automatiquement ; cela peut prendre quelques heures.

ACV Tech peut offrir une période d'essai gratuite, dont la durée est indiquée lors de l'inscription. Si le Client ne résilie pas avant la fin de l'essai, l'abonnement payant commence à cette date.

Le Client est responsable de ses identifiants, mots de passe et codes PIN, des droits qu'il donne à chaque membre de son équipe, et de tout ce qui est fait depuis ses comptes. Il prévient ACV Tech sans attendre s'il soupçonne un accès non autorisé.

6. Prix

Les prix sont ceux affichés sur www.willia.be au jour de la commande, ou ceux de l'offre écrite remise au Client. Ils s'entendent en euros et hors TVA. L'abonnement dépend de la formule choisie (nombre de comptes). Le Client peut changer de formule à tout moment depuis son compte ; le nouveau prix s'applique à partir du paiement suivant.

ACV Tech peut modifier ses prix. Le Client en est informé par e-mail au moins 30 jours à l'avance et peut résilier sans frais avant l'entrée en vigueur du nouveau prix. Pour un abonnement annuel, le nouveau prix ne s'applique qu'au renouvellement.

7. SMS

Les SMS sont achetés à l'avance, par recharges. Les SMS offerts au démarrage et les SMS achetés n'expirent pas tant que le compte est actif. Ils ne sont ni remboursables, ni cessibles, y compris en cas de résiliation.

Un message long ou contenant certains caractères (accents particuliers, émojis) peut compter pour plusieurs SMS. Le compteur de Willia fait foi.

ACV Tech transmet les SMS à un opérateur spécialisé mais ne peut pas garantir qu'un SMS arrive, ni dans quel délai : cela dépend des opérateurs téléphoniques, du numéro encodé et du téléphone du destinataire. Un SMS envoyé est décompté même s'il n'est pas reçu.

Le Client est seul responsable du contenu de ses SMS et du choix des destinataires. Il n'envoie de SMS qu'à ses propres clients, pour le suivi de leurs rendez-vous, bons et commandes. Tout message publicitaire exige l'accord préalable du destinataire et un moyen simple de se désinscrire, conformément à la loi. Les envois abusifs, trompeurs ou illégaux sont interdits et peuvent entraîner la suspension immédiate des envois.

8. Facturation et paiement

L'abonnement est payé à l'avance, par mois ou par an selon le choix du Client. Le paiement est automatique : en s'abonnant, le Client enregistre un moyen de paiement auprès du prestataire Stripe et autorise ACV Tech à prélever le prix de l'abonnement à chaque échéance, jusqu'à la résiliation. Les recharges de SMS sont payées en ligne à la commande. Lorsqu'un compte est ouvert par ACV Tech sans paiement automatique, les factures sont payables au comptant par virement, sauf autre échéance indiquée sur la facture.

Les prix sont affichés hors TVA ; la TVA belge applicable est ajoutée au paiement. Les factures sont établies par ACV Tech et envoyées par voie électronique, séparément du paiement.

Toute contestation d'une facture doit être envoyée par écrit dans les 15 jours de sa réception.

En cas de retard de paiement, sont dus de plein droit et sans mise en demeure : un intérêt au taux prévu par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 10 % du montant impayé, avec un minimum de 40 €.

Si un paiement automatique est refusé, le Client en est averti par e-mail et dans le logiciel. Il dispose de 15 jours pour mettre à jour son moyen de paiement ; passé ce délai, l'accès au logiciel est suspendu (voir l'article 18) jusqu'au paiement. Il en va de même pour une facture restée impayée 15 jours après un rappel par e-mail.

9. Durée et résiliation

L'abonnement mensuel est conclu sans durée minimale. Il se renouvelle de mois en mois. Le Client peut y mettre fin à tout moment, en un clic, depuis son compte (Réglages, Abonnement et SMS), ou par e-mail à info@acv-tech.be. La résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée : l'accès reste ouvert jusque-là, plus aucun paiement n'est prélevé ensuite, et la période en cours n'est pas remboursée. Le Client peut annuler sa résiliation jusqu'à cette date.

L'abonnement annuel est payé pour douze mois et se renouvelle par périodes de douze mois, sauf résiliation avant l'échéance. S'il est résilié en cours d'année, il reste actif jusqu'à l'échéance et n'est pas remboursé.

ACV Tech peut mettre fin à un abonnement moyennant un préavis de 30 jours. Elle peut y mettre fin sans préavis en cas de manquement grave du Client (non-paiement persistant, usage illégal ou abusif, atteinte à la sécurité du service).

10. Obligations du Client

Le Client utilise Willia conformément à la loi et aux présentes conditions. En particulier, il est seul responsable :

• des données qu'il encode ou importe (clients, rendez-vous, prix, taux de TVA, stocks, textes, photos) et de leur exactitude ;
• du contenu de sa page publique, de ses propres conditions de vente, de sa politique d'annulation et d'acompte, et des informations légales qu'il doit donner à ses clients ;
• du respect des règles de son métier et de ses obligations légales, fiscales, comptables et sociales ;
• du respect du RGPD envers ses propres clients (information, base légale, réponses aux demandes) ;
• des droits qu'il détient sur les textes, logos et photos qu'il met en ligne.

Il est interdit de tenter d'accéder aux données d'un autre établissement, de contourner les protections, de surcharger le service, de le copier, de le revendre ou de le mettre à disposition de tiers en dehors de son établissement.

11. Réservations, acomptes, bons cadeaux et ventes en ligne

Les rendez-vous, acomptes, bons cadeaux, commandes et ventes passés par Willia sont conclus uniquement entre le Client et ses propres clients. ACV Tech n'est pas partie à ces contrats, ne prélève aucune commission et n'est pas responsable de leur exécution, des annulations, des remboursements, des litiges ni des impayés.

Les paiements en ligne passent par le compte que le Client ouvre lui-même auprès du prestataire de paiement Stripe. Les fonds sont versés directement au Client ; ACV Tech ne les reçoit ni ne les détient à aucun moment. Le Client accepte les conditions de Stripe, supporte ses frais et reste responsable de la configuration de son compte Stripe, des remboursements et des contestations de paiement.

Le Client reste tenu d'honorer les bons cadeaux et les avoirs qu'il a émis, y compris après la fin de son abonnement.

12. Caisse, tickets, TVA et comptabilité

Willia aide le Client à encaisser, à éditer des tickets, à calculer la TVA et à suivre ses ventes. Ces fonctions sont un outil de gestion : elles ne remplacent ni un comptable, ni les obligations légales du Client.

Le Client reste seul responsable des taux de TVA et des prix qu'il paramètre, de la conformité de ses tickets, factures et clôtures à la réglementation qui lui est applicable, de ses déclarations fiscales et de la conservation de ses pièces comptables. Il fait valider son paramétrage et ses documents par son comptable. Willia n'est pas un système de caisse enregistreuse certifié au sens de la réglementation applicable à certains secteurs. ACV Tech ne donne aucun conseil fiscal, comptable ou juridique.

13. Disponibilité, maintenance et sauvegardes

ACV Tech met en œuvre les moyens raisonnables pour que Willia soit accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sans s'engager sur un taux de disponibilité. Le service peut être interrompu pour une maintenance, une mise à jour ou une raison de sécurité ; les interventions prévisibles sont, dans la mesure du possible, faites aux heures creuses.

ACV Tech n'est pas responsable des interruptions dues à l'hébergeur, au réseau internet, aux opérateurs téléphoniques, à Stripe ou au matériel et à la connexion du Client.

Des sauvegardes régulières des données sont réalisées pour pouvoir rétablir le service en cas d'incident. Elles ne dispensent pas le Client de conserver lui-même les documents que la loi lui impose de garder (pièces comptables notamment) et d'exporter régulièrement les données dont il a besoin.

14. Assistance

L'assistance est assurée par e-mail à info@acv-tech.be, les jours ouvrables. ACV Tech répond dans les meilleurs délais, sans délai garanti. L'import d'un fichier clients et la mise en route par téléphone sont compris dans certaines formules ; les autres demandes particulières (import de données, développement sur mesure, formation) font l'objet d'une offre séparée.

15. Propriété intellectuelle et données du Client

ACV Tech reste seule propriétaire du logiciel Willia. L'abonnement donne au Client un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible, pour son établissement et pour la durée de l'abonnement. Aucun code source n'est remis.

Les données encodées par le Client restent sa propriété. ACV Tech ne les utilise que pour fournir le service, comme décrit dans l'accord de sous-traitance, et ne les vend jamais.

À la fin de l'abonnement, le Client peut demander, pendant 30 jours, une copie de ses données (clients, rendez-vous, tickets, bons cadeaux) dans un format courant. Passé ce délai, le compte est fermé et les données sont supprimées dans les 90 jours, sauf celles qu'ACV Tech doit conserver en vertu de la loi (factures de l'abonnement, par exemple).

Le Client autorise ACV Tech à citer le nom de son établissement parmi ses références, sauf demande contraire par e-mail.

16. Responsabilité

ACV Tech est tenue d'une obligation de moyens. Elle ne garantit pas que le service soit sans erreur ni interruption, ni qu'il convienne à un besoin particulier du Client.

Dans les limites permises par la loi, ACV Tech n'est pas responsable :

• des dommages indirects : perte de chiffre d'affaires, de bénéfice, de clientèle, de chance ou d'image, rendez-vous manqués, réclamations de tiers ;
• d'un SMS ou d'un e-mail non reçu, reçu en retard ou envoyé à un mauvais destinataire à cause des données encodées ;
• d'une erreur d'encodage ou de paramétrage du Client (prix, TVA, horaires, acomptes, stocks) et de ses conséquences fiscales ou comptables ;
• d'une perte de données causée par le Client, par un tiers utilisant ses identifiants ou par un événement extérieur ;
• du fonctionnement des services de tiers (Stripe, opérateurs téléphoniques, hébergeur, fournisseur d'accès) ;
• des contrats et litiges entre le Client et ses propres clients.

Si la responsabilité d'ACV Tech est engagée, quelle qu'en soit la cause, elle est limitée, pour l'ensemble des dommages survenus sur une année, au montant hors TVA payé par le Client pour son abonnement pendant les douze mois précédant le fait dommageable.

Toute réclamation doit être adressée par écrit dans les 30 jours suivant la découverte du problème, et au plus tard un an après les faits.

Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de dol ou de faute intentionnelle d'ACV Tech, ni dans les cas où la loi interdit de limiter la responsabilité.

Le Client garantit ACV Tech contre toute réclamation d'un tiers liée aux données, aux contenus, aux SMS, aux ventes ou à l'usage que le Client fait de Willia.

17. Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement dû à un événement qui échappe à son contrôle raisonnable : panne ou incident chez l'hébergeur ou un opérateur, coupure de réseau ou d'électricité, attaque informatique, incendie, catastrophe naturelle, décision d'une autorité, grève. Les obligations sont suspendues pendant la durée de l'événement.

18. Suspension

ACV Tech peut suspendre tout ou partie d'un compte, après un avertissement par e-mail sauf urgence, en cas de facture impayée, d'usage illégal ou abusif, d'envois de SMS non conformes ou de risque pour la sécurité du service ou des autres utilisateurs. La suspension ne supprime pas les données et ne dispense pas le Client de payer les sommes dues. Pendant une suspension, les rappels par SMS et la réservation en ligne peuvent être arrêtés.

19. Modification des conditions

ACV Tech peut adapter ces conditions. La nouvelle version est publiée sur cette page et le Client en est informé par e-mail ou dans le logiciel au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. S'il n'est pas d'accord, il peut résilier son abonnement avant cette date. S'il continue à utiliser Willia après cette date, il accepte la nouvelle version.

20. Dispositions diverses

Si une clause est déclarée nulle, les autres restent applicables et la clause nulle est remplacée par une clause valable au contenu le plus proche. Le fait de ne pas se prévaloir d'une clause ne vaut pas renonciation. Le Client ne peut céder son abonnement sans l'accord d'ACV Tech. Les enregistrements et l'historique conservés par Willia font foi entre les parties, sauf preuve contraire. Les notifications se font valablement par e-mail.

21. Droit applicable et tribunaux

Le droit belge est applicable. En cas de litige, les parties cherchent d'abord une solution amiable. À défaut, les tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Liège, division Verviers, sont seuls compétents.

Accord de sous-traitance des données (RGPD)

Version du 14 novembre 2026

Cet accord fait partie des conditions générales. Il règle le traitement, par ACV Tech SRL (le « sous-traitant »), des données personnelles que le Client (le « responsable du traitement ») encode dans Willia, conformément à l'article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

1. Description du traitement

Willia n'est pas conçu pour enregistrer des données de santé ou d'autres données sensibles. Le Client s'abstient d'en encoder dans les notes libres, ou le fait sous sa seule responsabilité et dans le respect du RGPD.

2. Engagements d'ACV Tech

• traiter les données uniquement pour fournir le service et sur les instructions documentées du Client, que constituent les conditions générales et l'utilisation du logiciel ;
• ne pas utiliser ces données pour son propre compte, ne pas les vendre ni les louer ;
• veiller à ce que les personnes qui y ont accès soient tenues à la confidentialité ;
• mettre en place des mesures de sécurité adaptées : chiffrement des échanges, mots de passe non lisibles, cloisonnement des établissements, gestion des droits, historique des actions, sauvegardes, mises à jour ;
• aider le Client, dans la mesure du raisonnable, à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, portabilité) et à respecter ses obligations de sécurité et d'analyse d'impact ; une aide dépassant l'usage normal du logiciel peut être facturée après accord ;
• prévenir le Client dans les meilleurs délais, et au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance, de toute violation de données le concernant, avec les informations utiles dont elle dispose ;
• informer le Client si une instruction lui paraît contraire au RGPD.

3. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise ACV Tech à faire appel aux sous-traitants suivants, tenus par contrat à des obligations de protection équivalentes :

• OVH SAS, France : hébergement et e-mails ;
• SMSAPI (LINK Mobility Poland), Pologne : envoi des SMS.

Stripe intervient sur le compte que le Client a lui-même ouvert : Stripe est le prestataire du Client, non celui d'ACV Tech.

ACV Tech informe le Client par e-mail ou sur cette page, au moins 30 jours à l'avance, de tout ajout ou remplacement d'un sous-traitant. Le Client peut s'y opposer pour un motif légitime ; à défaut de solution, il peut résilier son abonnement.

4. Lieu du traitement

Les données sont hébergées dans l'Union européenne. Tout transfert hors de l'Espace économique européen serait soumis aux garanties prévues par le RGPD.

5. Obligations du Client

Le Client, en tant que responsable du traitement, garantit qu'il collecte les données de façon licite, qu'il informe ses clients (notamment de l'usage de leur numéro pour des rappels par SMS), qu'il dispose de leur accord lorsque la loi l'exige, qu'il répond lui-même à leurs demandes et qu'il tient son registre des traitements. Il veille à la sécurité de ses accès (mots de passe, codes PIN, droits de son équipe, appareils).

6. Fin du contrat

À la fin de l'abonnement, les données sont restituées sur demande puis supprimées, dans les délais prévus à l'article 15 des conditions générales, sauf obligation légale de conservation.

7. Contrôle

ACV Tech tient à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de cet accord. Le Client peut, au plus une fois par an et moyennant un préavis de 30 jours, faire réaliser à ses frais un audit limité aux traitements qui le concernent, sans accès aux données d'autres établissements et sans perturber le service.